WhatsApp-BestellungenWas passiert zwischen dem Eingang einer Nachricht und der Auftragserstellung?
Eine E-Mail zu lesen ist nur der erste Schritt. Die Anfrage kann kundeneigene Produktreferenzen, umgangssprachliche Namen oder Anhänge mit unterschiedlichen Layouts enthalten. Ein verwendbarer Auftrag braucht den richtigen Kunden, die richtigen Produkte, Mengen und Einheiten. evolio.ai verarbeitet diese Angaben und bereitet strukturierte Daten vor. Die endgültige Anbindung an Ihr ERP hängt vom System und der Implementierung ab.
Auslesen, Interpretieren und Übergeben sind unterschiedliche Schritte
Beim Auslesen werden Informationen in der Nachricht oder im Dokument erkannt. Bei der Interpretation wird bestimmt, welche Katalogartikel und Mengen der Kunde meint. Bei der Übergabe gelangen die ermittelten Daten in den vereinbarten Geschäftsablauf. Auch ein erfolgreich ausgelesenes PDF kann ein mehrdeutiges Produkt enthalten. Ein korrekt interpretierter Auftrag benötigt weiterhin einen validierten Übergabeweg.
Ein Beispiel für den Ablauf
Veranschaulichendes Beispiel: Ein Restaurant schickt ein PDF per E-Mail und fragt darin zwei Kisten Tomaten sowie sechs Flaschen Olivenöl an. Der Ablauf erkennt das Kundenkonto des Restaurants, prüft, auf welche Tomaten- und Ölprodukte sich die Beschreibungen beziehen, übernimmt die Einheiten und bereitet die Auftragspositionen vor. Eine fehlende Gebindegröße muss geklärt werden; sie darf nicht stillschweigend erfunden werden.
Was Sie vor dem Produktiveinsatz testen sollten
Beziehen Sie verschiedene Kundenlayouts, Scans, fehlende Referenzen, alternative Einheiten und wiederholte Übermittlungen ein. Legen Sie fest, wie unvollständige Aufträge behandelt werden und ob eindeutige Aufträge eine kommerzielle Freigabe brauchen. Prüfen Sie die endgültigen Daten im Zielsystem und nicht nur den ausgelesenen Text. Das Pilotprojekt sollte zeigen, was automatisch weiterlaufen kann und wo ein Eingriff nötig ist.
Prüfen Sie das Ergebnis, nicht nur den Dokumenttext
Veranschaulichendes Beispiel. Eine E-Mail bestellt zwei Kisten eines Produkts. Das Ergebnis sollte den Kunden, die Katalog-SKU, die Menge 2 und die Einheit Kiste enthalten. Die Zahl korrekt zu erkennen reicht nicht, wenn die falsche SKU ausgewählt wurde.
Vergleichen Sie die Quelle Zeile für Zeile mit dem strukturierten Ergebnis. Prüfen Sie Kundenidentität, Produktvariante, angefragte Menge und Einheit. Lassen Sie unbekannte Gebindeumrechnungen offen, statt einen geratenen Wert als fertigen Auftrag zu behandeln.
Prüfen Sie anschließend die vereinbarte Importdatei oder API-Zuordnung. Kunden- und Produktkennungen müssen auf die Datensätze im Zielsystem verweisen. Ein erfolgreicher Auslesetest belegt für sich allein nicht, dass die ERP-Anbindung funktioniert.