WhatsApp-ordersWat gebeurt er tussen het ontvangen van een bericht en het aanmaken van een order?
Een e-mail lezen is slechts de eerste stap. Het verzoek kan klantgebonden productreferenties, informele namen of bijlagen met verschillende lay-outs bevatten. Voor een bruikbare order zijn de juiste klant, producten, hoeveelheden en eenheden nodig. evolio.ai verwerkt deze invoer en bereidt gestructureerde gegevens voor. De uiteindelijke koppeling met uw ERP hangt af van het systeem en de implementatie.
Extractie, interpretatie en overdracht zijn verschillende stappen
Extractie haalt informatie uit het bericht of document. Interpretatie bepaalt welke catalogusartikelen en hoeveelheden de klant bedoelt. Overdracht zet de resulterende gegevens in de afgesproken bedrijfswerkwijze. Een succesvol gelezen PDF kan nog steeds een dubbelzinnig product bevatten, en een correct geïnterpreteerde order heeft nog steeds een gevalideerde overdrachtsmethode nodig.
Een voorbeeld van de werkwijze
Illustratief voorbeeld: een restaurant e-mailt een PDF met de vraag om twee kratten tomaten en zes flessen olijfolie. De werkwijze identificeert het restaurantaccount, controleert op welke tomaten- en olieproducten de omschrijvingen slaan, behoudt de eenheden en bereidt de orderregels voor. Een ontbrekende verpakkingsgrootte moet worden verduidelijkt; die mag niet stilzwijgend worden verzonnen.
Wat u moet testen voordat u de werkwijze live gebruikt
Neem verschillende klantlay-outs, scans, ontbrekende referenties, alternatieve eenheden en herhaalde inzendingen mee. Bepaal hoe onvolledige orders worden afgehandeld en of duidelijke orders commerciële goedkeuring nodig hebben. Controleer de uiteindelijke gegevens in het doelsysteem, niet alleen de geëxtraheerde tekst. Uw pilot moet vaststellen wat automatisch kan doorgaan en wat tussenkomst vereist.
Controleer het resultaat, niet alleen de documenttekst
Illustratief voorbeeld. Een e-mail vraagt om twee kratten van een product. Het resultaat moet de klant, de catalogus-SKU, hoeveelheid 2 en eenheid krat bevatten. Het getal correct lezen is niet genoeg als de gekozen SKU onjuist is.
Vergelijk de bron regel voor regel met het gestructureerde resultaat. Controleer de klantidentiteit, productvariant, gevraagde hoeveelheid en eenheid. Laat onbekende verpakkingsomrekeningen onopgelost in plaats van een gegokte waarde als voltooide order te behandelen.
Controleer daarna het afgesproken importbestand of de API-koppeling. Klant- en productidentificaties moeten verwijzen naar de records in het doelsysteem. Een extractietest bewijst op zichzelf niet dat de ERP-verbinding werkt.