WhatsApp-BestellungenArbeiten Sie mit den Nachrichten, die Kunden bereits senden
Ein Kunde kann eine kurze Liste tippen, eine handschriftliche Notiz fotografieren oder eine Sprachnachricht senden. Für den Kunden sind solche Eingaben oft bequem, für das Vertriebsteam können sie jedoch zeitaufwendig sein. Die Auftragsautomatisierung soll wiederholtes Lesen und Abtippen verringern und dabei Produkt, Menge und Kundenkontext erhalten.
Natürliches Bestellen ersetzt keine klaren Angaben
Veranschaulichendes Beispiel: „Für morgen: 3 Kisten vom üblichen Wasser und 2 Packungen Servietten.“ Datum und Mengen können eindeutig sein, während „das übliche Wasser“ eine eingerichtete Kundenreferenz oder eine Rückfrage erfordert. Das System darf die bequeme Gesprächsform nicht als Erlaubnis verstehen, ein nicht genanntes Produkt zu erraten.
Aufträge außerhalb der Bürozeiten und Freigaberegeln
Der digitale Auftragseingang kann auch außerhalb der Geschäftszeiten laufen. Erlaubt der Großhändler die automatische Übergabe eindeutiger, validierter Aufträge, muss die Verarbeitung nicht auf die Freigabe jedes einzelnen Auftrags durch einen Mitarbeiter warten. Ein Kunde, der eine Freigabe verlangt, kann diesen Schritt beibehalten. In beiden Fällen brauchen unklare Aufträge einen festgelegten Ausnahmeprozess; der Versand richtet sich nach den betrieblichen Regeln des Großhändlers.
Folgemeldungen und Änderungen testen
Ein WhatsApp-Chat kann einen Auftrag, eine Frage und eine spätere Korrektur enthalten. Nehmen Sie solche Abläufe ins Pilotprojekt auf. Klären Sie, wie die Implementierung einen Auftrag von einer Unterhaltung unterscheidet und wie Änderungen vor und nach der ERP-Übergabe behandelt werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Folgemeldung einen bestehenden Auftrag automatisch ändert.
Ein praktischer WhatsApp-Test
Veranschaulichendes Beispiel. Ein Kunde schickt ein Foto eines Auftrags und anschließend eine Sprachnachricht mit der Bitte um eine weitere Kiste. Nutzen Sie dies als Test des eingerichteten Ablaufs und nicht als Beleg dafür, dass Änderungen automatisch zusammengeführt werden.
Vergleichen Sie das Foto und die Transkription mit dem strukturierten Ergebnis. Prüfen Sie, ob jeder angefragte Artikel und jede Menge enthalten sind. Kann die Folgemeldung nicht zuverlässig einem Auftrag zugeordnet werden, braucht das Team einen vereinbarten Ausnahmeprozess.
Nehmen Sie gut lesbare und schwierige Eingaben in dieselbe Stichprobe auf. Testen Sie Kundenidentität, Katalogvarianten und Aufnahmebedingungen. Messen Sie sowohl korrekt interpretierte Aufträge als auch die Zeit zur Klärung unklarer Angaben.