Zamówienia WhatsAppPracuj z wiadomościami, które klienci już wysyłają
Klient może wpisać krótką listę, zrobić zdjęcie odręcznej notatki albo wysłać wiadomość głosową. Dla klienta mogą to być wygodne formy, ale dla zespołu sprzedaży ich przetwarzanie jest czasochłonne. Celem automatyzacji zamówień jest ograniczenie powtarzalnego czytania i przepisywania przy zachowaniu informacji o produkcie, ilości i kliencie.
Naturalny sposób składania zamówień nie zwalnia z podawania jasnych informacji
Przykład poglądowy: „Na jutro: 3 skrzynki zwykłej wody i 2 opakowania serwetek”. Data i ilości mogą być jasne, ale określenie „zwykła woda” może wymagać skonfigurowanego oznaczenia klienta albo wyjaśnienia. System nie powinien traktować wygody rozmowy jako zgody na zgadywanie nieokreślonego produktu.
Zamówienia po godzinach i zasady zatwierdzania
Cyfrowe przyjmowanie zamówień może działać poza godzinami pracy. Jeśli dystrybutor zezwala na automatyczne przekazywanie jednoznacznych, zweryfikowanych zamówień, proces nie musi czekać na zatwierdzenie każdej prośby przez przedstawiciela handlowego. Klient wymagający zatwierdzenia może zachować ten etap. W obu przypadkach niejasne zamówienia wymagają określonej obsługi wyjątków, a wysyłka przebiega zgodnie z zasadami operacyjnymi dystrybutora.
Przetestuj wiadomości uzupełniające i zmiany
Rozmowa na WhatsAppie może obejmować zamówienie, pytanie i późniejszą korektę. Uwzględnij takie sytuacje w teście. Sprawdź, jak wdrożenie odróżnia zamówienie od rozmowy i jak obsługuje zmiany przed przekazaniem danych do ERP oraz po nim. Nie zakładaj, że każda kolejna wiadomość automatycznie zmienia istniejące zamówienie.
Praktyczny test WhatsApp
Przykład poglądowy. Klient wysyła zdjęcie zamówienia, a następnie notatkę głosową z prośbą o jeszcze jedną skrzynkę. Potraktuj to jako test skonfigurowanego procesu, a nie dowód, że zmiany są automatycznie łączone.
Porównaj zdjęcie i transkrypcję z ustrukturyzowanym wynikiem. Sprawdź, czy uwzględniono każdy zamówiony produkt i ilość. Jeśli nie da się wiarygodnie powiązać kolejnej wiadomości z zamówieniem, zespół potrzebuje uzgodnionego procesu obsługi wyjątków.
Uwzględnij zarówno czytelne, jak i trudne dane wejściowe. Przetestuj rozpoznawanie klienta, warianty katalogowe i warunki nagrywania. Mierz także liczbę poprawnie zinterpretowanych zamówień i czas poświęcony na wyjaśnianie niejasnych szczegółów.