Encomendas WhatsAppTrabalhe com as mensagens que os clientes já enviam
Um cliente pode escrever uma lista curta, fotografar uma nota manuscrita ou enviar uma mensagem de voz. Estes formatos podem ser práticos para o cliente e consumir tempo à equipa comercial. O objetivo da automatização de encomendas é reduzir a leitura e a introdução repetitivas, preservando o contexto do produto, da quantidade e do cliente.
Uma encomenda em linguagem natural continua a precisar de informação clara
Exemplo ilustrativo: «Para amanhã: 3 caixas da água do costume e 2 embalagens de guardanapos.» A data e as quantidades podem ser claras, enquanto «a água do costume» pode precisar de uma referência do cliente configurada ou de esclarecimento. O sistema não deve interpretar a conveniência de uma conversa como autorização para adivinhar um produto não especificado.
Encomendas fora de horas e regras de aprovação
A receção digital pode funcionar fora do horário de expediente. Se o distribuidor permitir o envio automático de encomendas claras e validadas, o processamento não tem de aguardar pela aprovação de todas as encomendas por um agente. Um cliente que exija aprovação pode manter essa etapa. Em ambos os casos, as encomendas pouco claras precisam de um processo de exceção definido, e a expedição obedece às regras operacionais do distribuidor.
Teste mensagens posteriores e alterações
Uma conversa no WhatsApp pode incluir uma encomenda, uma pergunta e uma correção posterior. Inclua estes padrões no teste. Confirme como a implementação distingue uma encomenda de uma conversa e como trata as alterações antes e depois do envio para o ERP. Não assuma que cada mensagem posterior altera automaticamente uma encomenda existente.
Um teste prático de WhatsApp
Exemplo ilustrativo. Um cliente envia uma fotografia de uma encomenda e, depois, uma nota de voz a pedir mais uma caixa. Trate isto como um teste do fluxo de trabalho configurado, não como prova de que as alterações são combinadas automaticamente.
Compare a fotografia e a transcrição com o resultado estruturado. Verifique se cada artigo e quantidade pedidos estão representados. Se não for possível associar a mensagem posterior a uma encomenda com fiabilidade, a equipa precisa de um processo de exceção acordado.
Inclua dados legíveis e difíceis na mesma amostra. Teste a identidade do cliente, as variantes do catálogo e as condições de gravação. Meça tanto as encomendas corretamente interpretadas como o tempo dedicado a esclarecer detalhes incertos.