Comandes per WhatsAppTreballeu amb els missatges que els clients ja envien
Un client pot escriure una llista breu, fotografiar una nota manuscrita o enviar un missatge de veu. Aquests formats poden ser pràctics per al client i consumir temps de l'equip comercial. L'objectiu de l'automatització de comandes és reduir la lectura i la introducció repetitives i conservar el context del producte, la quantitat i el client.
Les comandes en llenguatge natural també necessiten informació clara
Exemple il·lustratiu: «Per demà: 3 caixes de l'aigua de sempre i 2 paquets de tovallons». La data i les quantitats poden ser clares, mentre que «l'aigua de sempre» pot necessitar una referència configurada del client o un aclariment. El sistema no ha d'interpretar la comoditat d'una conversa com a permís per endevinar un producte que no s'ha especificat.
Comandes fora de l'horari laboral i regles d'aprovació
La recepció digital pot funcionar fora de l'horari laboral. Si el distribuïdor permet l'enviament automàtic de comandes clares i validades, el processament no ha d'esperar que un agent aprovi cada petició. Els clients que requereixen aprovació poden mantenir aquest pas. En tots dos casos, les comandes poc clares necessiten un procés d'excepció definit, i l'expedició segueix les regles operatives del distribuïdor.
Proveu els missatges de seguiment i les modificacions
Una conversa de WhatsApp pot incloure una comanda, una pregunta i una correcció posterior. Incloeu aquests casos al pilot. Confirmeu com distingeix la implementació una comanda d'una conversa i com gestiona les modificacions abans i després de l'enviament a l'ERP. No suposeu que tots els missatges posteriors modifiquen automàticament una comanda existent.
Una prova pràctica de WhatsApp
Exemple il·lustratiu. Un client envia una fotografia d'una comanda i després una nota de veu en què demana una caixa més. Tracteu-ho com una prova del flux de treball configurat, no com a prova que les modificacions es combinen automàticament.
Compareu la fotografia i la transcripció amb el resultat estructurat. Comproveu que hi apareguin tots els articles i les quantitats demanades. Si no es pot associar amb fiabilitat el missatge posterior a una comanda, l'equip necessita un procés d'excepció acordat.
Incloeu entrades llegibles i difícils a la mateixa mostra. Proveu la identitat del client, les variants del catàleg i les condicions d'enregistrament. Mesureu tant les comandes interpretades correctament com el temps dedicat a aclarir els detalls incerts.